ETS MPPL D Studi Kelayakan
Studi Kelayakan Sistem Informasi
Pendaftaran Online Berbasis Web Pada MBI Amanatul Ummah Pacet
A. PENDAHULUAN
1. Pernyataan Masalah
Setiap tahun, calon peserta didik baru di MBI Amanatul Ummah bisa dibilang
sangat banyak. Namun, selama ini proses pendaftaran peserta didik baru masih
menggunakan cara konvensional(cara lama), atau bisa dibilang masih menggunakan
form yang harus diambil di beberapa cabangnya. Dengan menggunakan cara seperti
itu, bisa dibilang biaya yang dikeluarkan untuk sekali pendaftaran sangat
banyak dan terbilang boros. Kemudian, masih belum selesai dengan proses
pendaftarannya, masih ada proses daftar ulang dan juga verifikasi berkas yang
mengharuskan calon peserta didik baru untuk datang langsung ke sekolah ini.
Memang bila saja sekolah ini berada di tempat yang mudah terjangkau hal ini
bukan lah masalah, namun sayangnya sekolah ini bertempaat di kaki gunung
Welirang yang bisa dibilang jauh dari perkotaan, yang sulit dan memakan waktu
untuk dilakukan.
Untuk proses verifikasi atau daftar ulangnya pun sangat memakan waktu lama dan
menyusahkan baik untuk staf sekolah maupun untuk wali muridnya. Dimana wali
murid diharuskan mengantri dari pagi, hingga sore, bila tidak cukup akan
dilanjutkan besoknya. Belum lagi, untuk staf sekolah juga harus bekerja gantian
non - stop mengecek berkas - berkasnya satu persatu yang sangat melelahkan
2. Lingkungan
Implementasi
Sistem pendaftararan dengan verifikasi online ini akan diimplementasikan
pada MBI Amanatul Ummah yang beralamat di Jl. Tirtowening No.2 Kembang Belor,
Pacet, Mojokerto, Jawa Timur. MBI Amanatul Ummah ini juga sudah memiliki
website yang beralamat di http://www.mbi-au.sch.id.
B. BAHAN DAN METODE
1. Konsep dasar Sistem
Untuk
Sistem pendaftaran Online calon peserta didik baru bisa mendaftar melalui
website MBI dan mengisi form dan biodata disana, kemudian bila sudah
mengisinya. Calon pendaftar akan diberikan bukti berupa token yang unik untuk
setiap calon peserta didik baru.
Kemudian untuk Sistem verifikasi Online calon peserta didik dapat mengunggah
semua berkas - berkas yang dibutuhkan dengan batas waktu yang telah ditentukan
dengan menyertakan token yang telah didapat
2. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan
beberapa jenis kelayakan, antara lain:
- Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras
dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah
disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai
kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan
jaringan.
- Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan
atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan siste
pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi
pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait
dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang
dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.
- Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur
operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut
beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa
menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar
dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai
penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan
persyaratan lainnya.
C. Hasil dan Pembahasan
Studi Kelayakan
Setelah
melakukan dan menganalisa pengembangan sistem informasi, maka yang perlu
dilakukan adalah melakukan analisa kelayakan terhadap usulan ataupun
pengembangan Sistem Informasi yaitu SIMAK.
Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan atau tidak
menjadi sistem informasi, maka di analisis kelayakan dari beberapa segi
kelayakan, diantaranya
1. Kelayakan Teknik (technikal
feasibility)
2. Kelayakan Ekonomi (economi
ferasibility)
3. Kelayakan Legal
4. Kelayakan operational
5. Kelayakan schedule
Pada
tahap akhir dilakukan penilani Faktor Kelayakan Telos Para penilai (evaluator)terdiri
dari : manajer proyek ataupun penanggung jawab, profesionalis sistem ataupun
pengembang sistem informasi, dan minimal satu orang perwakilan user.
1. Kelayakan Teknik
Kelayakaan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah
disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi
akademik pada Poltekes Kemenkes Riau. Poltekes Kemenkes Riau memerlukan
infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem informasi akademik ini
merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu proses
akademik dari data mahasiswa, dosen, pegawainya, serta segala informasi ke
akademikan, sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan
komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah mahasisswa, dosen,
serta pegawai Poltekes Kemenkes Riau dalam proses akademik juga laporan
akademik serta informasi akademik juga lainnya.
a. Kebutuhan Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Perangkat Jaringan
dalam Pengembangan PPDBJaringan dalam
Pengembangan SIMAK
1. Perangkat keras
|
No.
|
Perangkat Keras
|
Spesifikasi
|
|
1
|
Processor Type
|
Inter (R) Core i5,
2.7 Ghz
|
|
2
|
Memory
|
4GB DDR3
|
|
3
|
Hard Drive Storage
|
1 TB SATA
|
|
4
|
Network
|
LAN / WiFi
|
|
5
|
Monitor
|
15.6 inch 16:9
widescreen
|
|
6
|
Keyboard
|
Lenovo Standard
Keyboard
|
|
7
|
Mouse
|
Logitech Standard
Mouse
|
|
8
|
Printer
|
Canon Pixma
|
2. Perangkat Lunak
|
No.
|
Perangkat Lunak
|
Kegunaan
|
|
1
|
Windows 10
|
Sistem Operasi
Komputer
|
|
2
|
XAMPP
|
Web Server
|
|
3
|
Google Chrome
|
Web Browser
|
3. Perangkat Jaringan
|
No.
|
Aplikasi/Software
|
Keterangan
|
|
1
|
Switch
|
Penghubung kabel –
kabel jaringan dari setiap workstation
|
|
2
|
Kabel UTP
|
Media Penghubung
|
|
3
|
Konektor RJ45
|
Penghubung antar
kabel dengan LAN Card
|
b. Arsitektur
Jaringan Komputer
1. Aplikasi
Sistem/ Software
Berikut ini adalah aplikasi
atau software yang telah digunakan untuk melakukan proses pendaftaran siswa
baru hingga sekarang
|
No.
|
Aplikasi/Software
|
Keterangan
|
|
1
|
Microsoft Word
|
Untuk pembuatan bukti
pendaftaran
|
|
2
|
Microsoft Excel
|
Untuk pencatatan data
– data berkas calon peserta didik baru
|
|
3
|
Aplikasi Internet
|
MBI Amanatul Ummah
memiliki aplikasi internet berupa website sekolah
|
Meskipun
sudah ada aplikasi ataupun software yang digunakan untuk memproses pendaftaran
siswa baru, namun aplikasi – aplikasi tersebut masih belum terintegrasi, dan
masih menggunakan langkah – langkah manual.
2. Database Sistem
Database
adalah tempat penyimpanan data ataupun file yang akan digunakan dalam proses
pendaftaran peserta didik baru.
|
No.
|
Database sistem
|
Keterangan
|
|
1
|
Microsoft Excel
|
Digunakan dalam
penyimpanan data peserta didik baru
|
Data
base yang mereka gunakan belum terintregasi dengan baik, serta dalam
penginputannya masih manual. Data base ini sangatlah rentan karena bisa
terjadinya salah dalam penginputannya, hilangnya file, rusaknya file karena
virus, data bisa juga hilang karena masalah hardwarenya. Karena data base pada
poltekes belum memiliki server data, yang dimana server ini menyimpan
salinan data dengan aman. Dan dalam akses datanya mereka masih menggunakan
searching manual bukan seraching sistem.
3. Infrastruktur
Infrastruktur
merupakan sarana yang sangat dibutuhkan dalam sebuah aktifitas aapapun termasuk
aktifitas akademik. Adapun Infrastruktur yang ada pada MBI Amanatul Ummah
yaitu:
|
No.
|
Infrastruktur
|
Keterangan
|
|
1
|
Komputer
|
MBI Amanatul Ummah
memiliki 20 komputer dengan kemampuan rata – rata processor intel core 2 duo,
hardisk minimal 100 GB
|
|
2
|
Printer
|
Untuk memperlancar
proses pencetakan dokumen
|
|
3
|
Jaringan Internet
|
Fasilitas untuk staf
MBI Amanatul Ummah
|
|
4
|
Perpustakaan
|
Fasilitas untuk siswa
belajar tambahan
|
|
5
|
Website, Sound sistem
|
Sistem Informasi
sebagai layanan pendukung akademik
|
|
6
|
LCD Proyektor
|
Fasilitas tambahan
kegiatan belajar yang ada di setiap kelas
|
|
7
|
AC
|
Fasilitas tambahan
untuk kenyamanan kegiatan belajar
|
|
8
|
Server
|
MBI Amanatul Ummah
sudah memiliki komputer hanya belum digunakan
|
4. Menilai Kelayakan Teknik
Sistem
baru dapat digunakan,dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal.
Teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, teknologi merupakan keluaran
pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan system
jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuh
kanteknologi baru yang standar dalam industridan dapat berjalan (nilai8.9),
berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek.
2.
Kelayakan Ekonomi
Pembangunan sistem
baru tentunya membutuhkan investasi ataupun dana yang tidak sedikit, untuk
mendapatkan manfaat dimasa yang akan datang. sumber daya dan sumber dana
diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi.
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi
digunakan kalkulasi analisis biaya dan manfaat (cost benenefit analysis).
adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran
kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “ lebih besar “
dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat,
ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menemukan standar
kelayakan proyek.
Analisa Biaya dan Manfaat
Untuk melakukan analisa biaya
dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat.
a. Komponen Biaya
Biaya yang berhubungan dengan
pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan kedalam 3 kategori utama yaitu:
1.
Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat
keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system
dioperasikan.
2.
Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi
biaya konsultasi, biaya tahap analisa sistem, biaya tahap desain sistem dan
biaya tahap penerapan sistem.
3.
Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang
dikeluarkan untuk menjalankan
sistem, yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras
dan perangkat lunak.
b. Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari
system informasi diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Keuntuugan
berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan
atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan
nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain :
a.
Pengurangan biaya operasi
b.
Pengurangan biaya lembur
c. Pengurangan biaya
perlengkapan
2. Keutungan
tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau
tidak muugkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain
:
a.
Keandalan dan ketersediaan sistem
b.
Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya
c. Peningkatan kepuasan
mahasiswa, dosen, dan pegawainya
c. Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah
mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total
komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen
tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat
diberikan 7.8.
3.
Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah
kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa
system informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hokum yang berlaku, baik
hokum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hokum yang ditetapkan berdasarkan
peraturan-peraturan organisasi. Proyek system yang akan dikembangkan secara
hokum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan
resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang
akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source yang
berarti bawha secara 208okum software tersebut adalah legal.
Sedangkan software yang di gunakan saat ini legal jika software
tersebut memiliki lisensi atau jika 208okum208re yang digunakan
original atau bukan bajakan. Adapun rincian software secara 208okum tersebut:
|
No.
|
Opensource
|
Lisensi
|
|
1
|
PHP, HTML
|
Microsoft Word
|
|
2
|
XAMPP
|
Microsoft Excel
|
|
3
|
MySQL Server
|
Microsoft Access
|
Menilai Kelayakan Hukum
Karena system yang
dirancang tidak meliputi data sensitive yang disetujui, perancang system yang
bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka
merencanakan untuk merancang dan memasukkan control khusus untuk menjaga sistem
menjadi salah malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan
9.3.
4. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan
kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk
mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik
atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:
Performance (kinerja) untuk
mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang
cukup.
Efficiency (efisiensi) untuk
mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia
termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan proses.
|
No.
|
Sistem Lama
|
Sistem Baru
|
|
1
|
Banyak menghabiskan waktu dengan sia-sia untuk
menginputkan data yang sama
|
Lebih hemat waktu karena pemasukan data yang sama
dapat dihindari
|
Services (pelayanan) untuk
mengetahui apakah system menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada
siapa saja yang menginginkannya, dan apakah system fleksibel dan dapat
dikembangkan.
|
No.
|
Sistem Lama
|
Sistem Baru
|
|
1
|
Pelayanan belum memuaskan karena sistem menyajikan
informasi dalam format yang tidak konsisten.
Sistem
lambat dalam proses pengolahan data.
|
Tingkat kepuasan terhadap pelayanan dapat
ditingkatkan karena system menyajikan informasi dalam format yang konsisten
Proses
pengolahan data lebih cepat.
|
Menilai Kelayakan
Operasional
Karena sistem berbasis global yang yang
baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa
usernya adalah mahasiswa baru ataupun pegawai baru yang belum dilatih untuk
pekerjaan dan proses system tersebut. Nilainya menjadi 7.3
5. Kelayakan Jadwal(Schedulefeasibility)
Kelayakan jadwal
digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam
batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan sistem direncanakan selesai
dalam waktu maksimal ± 10 minggu. Adapun perkiraan tahap-tahap pengembangan
sistem dijadwalkan sebagai berikut:
Dalam proyek pengembangan
sistem informasi akademik ini dilakukan dalam lima belas tahap yaitu, tahap
yang pertama analisa sistem yang berjalan, tahap yang ke dua analisa kelemahan
sistem tahap ini terjadi setelah tahap analisa sistem berjalan, tahap ke tiga
analisa kebutuhan sistem tahap ini didapat setelah tahap analisa kelemahan
sistem, tahap ke empat tahap studi kelayakan tahap ini membutuhkan data dari
tahap analisa kebutuhan sistem, tahap kelima desain user interface tahap
ini membutuhkan data tahap analisa kebutuhan sistem, tahap ke enam tahap desain
data pada tahap ini dibutuhkan data tahap studi kelayakan dan desain user
interface, tahap ke tujuh tahap desain proses pada tahap ini di butuhkan
data tahap desain proses, tahap ke delapan tahap persiapan tempat instalasi pada
tahap ini dibutuhkan data pada tahap studi kelayakan dan desain user
interface, tahap ke Sembilan tahap instalasi hardware dan software pada
tahap ini berjalan setelah tahap persiapan tempat instalasi, tahap ke sepuluh
tahap uji program pada tahap ini terjadi setelah tahap desain proses dan instsalasi
hardware dan software, tahap ke sebelas pemilihan personil tahap ini
berjalan setelah tahap studi kelayakan dan desain user interface, tahap
ke dua belas tahap pelatihan personil pada tahap ini terjadi setelah tahap
pemilihan pesonil, tahap ke tiga belas tahap uji sistem pada tahap ini dilakukan
setelah tahap uji proram dan pelatihan personil, tahap ke empat belas konversi
sistem pada tahap ini terjadi setelah dapat hasil dari tahap uji program dan
uji sistem, tahap ke lima belas yaitu tahap dokumentasi ataupun tahap akhir
dari pengembangan proiek sistem.
Menilai Kelayakan Jadwal
Karena pengembangan
diukur dalam jam,hari, minggu dan bulan maka kesalahan perkiraan (estimationerror)
yang dibutuhkan untuk perancangan dan implementasi menjadi kecil. Maka nilainya
8.9.
Nilai Akhir Faktor Kelayakan
TELOS
Jumlah dari semua faktor
kelayakan = 42.2.
Total score = 42.2/5 = 8.4, berarti
perancangan pengembangan sistem informasi yang dievaluasi adalah LAYAK(B),
dengan resiko pengembangan sistem yang cukup rendah.
D. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan
tujuan dri analisis Studi Kelayakan sistem Pendaftaran Peserta Didik Baru
berbasis web pada MBI Amanatul Ummah, maka dapat diambil kesimpulan :
1.
Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS sistem informasi akademik berbasis
web pada MBI Amanatul Ummah, pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun
dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk MBI
Amanatul Ummah kedepannya adalah proses sistem Pendaftaran Peserta Didik Baru
berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akademiknya.
2. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas
maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut
1.
Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja
analisa studi kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic
factor) dan MURRE (design factor).
2. Sistem Pendaftaran Peserta
Didik Baru berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi, sehingga
dapat mempermudah MBI Amanatul Ummah serta admin akademik, dosen dan mahasiswa MBI
Amanatul Ummah.
Langganan:
Postingan (Atom)