ETS MPPL D Studi Kelayakan

Studi Kelayakan Sistem Informasi Pendaftaran Online Berbasis Web Pada MBI Amanatul Ummah Pacet

A. PENDAHULUAN

     1. Pernyataan Masalah

              Setiap tahun, calon peserta didik baru di MBI Amanatul Ummah bisa dibilang sangat banyak. Namun, selama ini proses pendaftaran peserta didik baru masih menggunakan cara konvensional(cara lama), atau bisa dibilang masih menggunakan form yang harus diambil di beberapa cabangnya. Dengan menggunakan cara seperti itu, bisa dibilang biaya yang dikeluarkan untuk sekali pendaftaran sangat banyak dan terbilang boros. Kemudian, masih belum selesai dengan proses pendaftarannya, masih ada proses daftar ulang dan juga verifikasi berkas yang mengharuskan calon peserta didik baru untuk datang langsung ke sekolah ini. Memang bila saja sekolah ini berada di tempat yang mudah terjangkau hal ini bukan lah masalah, namun sayangnya sekolah ini bertempaat di kaki gunung Welirang yang bisa dibilang jauh dari perkotaan, yang sulit dan memakan waktu untuk dilakukan.

              Untuk proses verifikasi atau daftar ulangnya pun sangat memakan waktu lama dan menyusahkan baik untuk staf sekolah maupun untuk wali muridnya. Dimana wali murid diharuskan mengantri dari pagi, hingga sore, bila tidak cukup akan dilanjutkan besoknya. Belum lagi, untuk staf sekolah juga harus bekerja gantian non - stop mengecek berkas - berkasnya satu persatu yang sangat melelahkan

     2. Lingkungan Implementasi

                     Sistem pendaftararan dengan verifikasi online ini akan diimplementasikan pada MBI Amanatul Ummah yang beralamat di Jl. Tirtowening No.2 Kembang Belor, Pacet, Mojokerto, Jawa Timur. MBI Amanatul Ummah ini juga sudah memiliki website yang beralamat di http://www.mbi-au.sch.id.

 B. BAHAN DAN METODE

     1. Konsep dasar Sistem

         Untuk Sistem pendaftaran Online calon peserta didik baru bisa mendaftar melalui website MBI dan mengisi form dan biodata disana, kemudian bila sudah mengisinya. Calon pendaftar akan diberikan bukti berupa token yang unik untuk setiap calon peserta didik baru.

          Kemudian untuk Sistem verifikasi Online calon peserta didik dapat mengunggah semua berkas - berkas yang dibutuhkan dengan batas waktu yang telah ditentukan dengan menyertakan token yang telah didapat

   2. Studi Kelayakan

Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:

• Kelayakan Teknik

Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.

• Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan siste pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.

• Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.

 C. Hasil dan Pembahasan

    Studi Kelayakan

            Setelah melakukan dan menganalisa pengembangan sistem informasi, maka yang perlu dilakukan adalah melakukan analisa kelayakan terhadap usulan ataupun pengembangan Sistem Informasi yaitu SIMAK.

Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan atau tidak menjadi sistem informasi, maka di analisis kelayakan dari beberapa segi kelayakan, diantaranya

1. Kelayakan Teknik (technikal feasibility)

2. Kelayakan Ekonomi (economi ferasibility)

3. Kelayakan Legal

4. Kelayakan operational

5. Kelayakan schedule

Pada tahap akhir dilakukan penilani Faktor Kelayakan Telos Para penilai (evaluator)terdiri dari : manajer proyek ataupun penanggung jawab, profesionalis sistem ataupun pengembang sistem informasi, dan minimal satu orang perwakilan user.

1. Kelayakan Teknik

Kelayakaan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi akademik pada Poltekes Kemenkes Riau. Poltekes Kemenkes Riau memerlukan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem informasi akademik ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu proses akademik dari data mahasiswa, dosen, pegawainya, serta segala informasi ke akademikan, sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah mahasisswa, dosen, serta pegawai Poltekes Kemenkes Riau dalam proses akademik juga laporan akademik serta informasi akademik juga lainnya.

a. Kebutuhan Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Perangkat Jaringan dalam Pengembangan PPDBJaringan dalam Pengembangan SIMAK

1. Perangkat keras

No.	Perangkat Keras	Spesifikasi
1	Processor Type	Inter (R) Core i5, 2.7 Ghz
2	Memory	4GB DDR3
3	Hard Drive Storage	1 TB SATA
4	Network	LAN / WiFi
5	Monitor	15.6 inch 16:9 widescreen
6	Keyboard	Lenovo Standard Keyboard
7	Mouse	Logitech Standard Mouse
8	Printer	Canon Pixma

2. Perangkat Lunak

No.	Perangkat Lunak	Kegunaan
1	Windows 10	Sistem Operasi Komputer
2	XAMPP	Web Server
3	Google Chrome	Web Browser

3. Perangkat Jaringan

No.	Aplikasi/Software	Keterangan
1	Switch	Penghubung kabel – kabel jaringan dari setiap workstation
2	Kabel UTP	Media Penghubung
3	Konektor RJ45	Penghubung antar kabel dengan LAN Card

b. Arsitektur Jaringan Komputer

1. Aplikasi Sistem/ Software

                Berikut ini adalah aplikasi atau software yang telah digunakan untuk melakukan proses pendaftaran siswa baru hingga sekarang

No.	Aplikasi/Software	Keterangan
1	Microsoft Word	Untuk pembuatan bukti pendaftaran
2	Microsoft Excel	Untuk pencatatan data – data berkas calon peserta didik baru
3	Aplikasi Internet	MBI Amanatul Ummah memiliki aplikasi internet berupa website sekolah

                Meskipun sudah ada aplikasi ataupun software yang digunakan untuk memproses pendaftaran siswa baru, namun aplikasi – aplikasi tersebut masih belum terintegrasi, dan masih menggunakan langkah – langkah manual.

2. Database Sistem

                Database adalah tempat penyimpanan data ataupun file yang akan digunakan dalam proses pendaftaran peserta didik baru.

No.	Database sistem	Keterangan
1	Microsoft Excel	Digunakan dalam penyimpanan data peserta didik baru

                Data base yang mereka gunakan belum terintregasi dengan baik, serta dalam penginputannya masih manual. Data base ini sangatlah rentan karena bisa terjadinya salah dalam penginputannya, hilangnya file, rusaknya file karena virus, data bisa juga hilang karena masalah hardwarenya. Karena data base pada poltekes belum memiliki server data, yang dimana server ini menyimpan salinan data dengan aman. Dan dalam akses datanya mereka masih menggunakan searching manual bukan seraching sistem.

3. Infrastruktur

            Infrastruktur merupakan sarana yang sangat dibutuhkan dalam sebuah aktifitas aapapun termasuk aktifitas akademik. Adapun Infrastruktur yang ada pada MBI Amanatul Ummah yaitu:

               

No.	Infrastruktur	Keterangan
1	Komputer	MBI Amanatul Ummah memiliki 20 komputer dengan kemampuan rata – rata processor intel core 2 duo, hardisk minimal 100 GB
2	Printer	Untuk memperlancar proses pencetakan dokumen
3	Jaringan Internet	Fasilitas untuk staf MBI Amanatul Ummah
4	Perpustakaan	Fasilitas untuk siswa belajar tambahan
5	Website, Sound sistem	Sistem Informasi sebagai layanan pendukung akademik
6	LCD Proyektor	Fasilitas tambahan kegiatan belajar yang ada di setiap kelas
7	AC	Fasilitas tambahan untuk kenyamanan kegiatan belajar
8	Server	MBI Amanatul Ummah sudah memiliki komputer hanya belum digunakan

4. Menilai Kelayakan Teknik

            Sistem baru dapat digunakan,dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan system jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuh kanteknologi baru yang standar dalam industridan dapat berjalan (nilai8.9), berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek.

2. Kelayakan Ekonomi

            Pembangunan sistem baru tentunya membutuhkan investasi ataupun dana yang tidak sedikit, untuk mendapatkan manfaat dimasa yang akan datang. sumber daya dan sumber dana diperlukan dalam pembangunan sistem baru sebagai bentuk investasi.

Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi analisis biaya dan manfaat (cost benenefit analysis). adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru “ lebih besar “ dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menemukan standar kelayakan proyek.

Analisa Biaya dan Manfaat

Untuk melakukan analisa biaya dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat.

a. Komponen Biaya

Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem ini dapat diklasifikasikan kedalam 3 kategori utama yaitu:

1. Biaya pengadaan (procurement cost), yaitu biaya pembelian perangkat keras, biaya ini digunakan pada awal pembuatan sistem, sebelum system dioperasikan.

2. Biaya Pengembangan, yaitu biaya pembuatan perangkat lunak sistem yang meliputi biaya konsultasi, biaya tahap analisa sistem, biaya tahap desain sistem dan biaya tahap penerapan sistem.

3. Biaya operasi dan biaya perawatan, yaitu biaya yang

dikeluarkan untuk menjalankan sistem, yaitu biaya overhead, biaya perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak.

b. Komponen Manfaat

Manfaat yang didapat dari system informasi diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Keuntuugan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan didalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain :

a. Pengurangan biaya operasi

b. Pengurangan biaya lembur

c. Pengurangan biaya perlengkapan

2. Keutungan tak berwujud (intangible benefit), adalah keuntungan yang sulit atau tidak muugkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara Iain :

a. Keandalan dan ketersediaan sistem

b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya

c. Peningkatan kepuasan mahasiswa, dosen, dan pegawainya

c. Menilai Kelayakan Ekonomi

Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.8.

3. Kelayakan Hukum

                Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa system informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hokum yang berlaku, baik hokum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hokum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Proyek system yang akan dikembangkan secara hokum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source yang berarti bawha secara 208okum software tersebut adalah legal. Sedangkan software yang di gunakan saat ini legal jika software tersebut memiliki lisensi atau jika 208okum208re yang digunakan original atau bukan bajakan. Adapun rincian software secara 208okum tersebut:

No.	Opensource	Lisensi
1	PHP, HTML	Microsoft Word
2	XAMPP	Microsoft Excel
3	MySQL Server	Microsoft Access

Menilai Kelayakan Hukum

Karena system yang dirancang tidak meliputi data sensitive yang disetujui, perancang system yang bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan control khusus untuk menjaga sistem menjadi salah malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan 9.3.

4. Kelayakan Operasional

            Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:

Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang cukup.

Efficiency (efisiensi) untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan proses.

No.	Sistem Lama	Sistem Baru
1	Banyak menghabiskan waktu dengan sia-sia untuk menginputkan data yang sama	Lebih hemat waktu karena pemasukan data yang sama dapat dihindari

Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah system menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah system fleksibel dan dapat dikembangkan.

No.	Sistem Lama	Sistem Baru
1	Pelayanan belum memuaskan karena sistem menyajikan informasi dalam format yang tidak konsisten. Sistem lambat dalam proses pengolahan data.	Tingkat kepuasan terhadap pelayanan dapat ditingkatkan karena system menyajikan informasi dalam format yang konsisten Proses pengolahan data lebih cepat.

Menilai Kelayakan Operasional

Karena sistem berbasis global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah mahasiswa baru ataupun pegawai baru yang belum dilatih untuk pekerjaan dan proses system tersebut. Nilainya menjadi 7.3

5. Kelayakan Jadwal(Schedulefeasibility)

Kelayakan jadwal digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan sistem direncanakan selesai dalam waktu maksimal ± 10 minggu. Adapun perkiraan tahap-tahap pengembangan sistem dijadwalkan sebagai berikut:

Dalam proyek pengembangan sistem informasi akademik ini dilakukan dalam lima belas tahap yaitu, tahap yang pertama analisa sistem yang berjalan, tahap yang ke dua analisa kelemahan sistem tahap ini terjadi setelah tahap analisa sistem berjalan, tahap ke tiga analisa kebutuhan sistem tahap ini didapat setelah tahap analisa kelemahan sistem, tahap ke empat tahap studi kelayakan tahap ini membutuhkan data dari tahap analisa kebutuhan sistem, tahap kelima desain user interface tahap ini membutuhkan data tahap analisa kebutuhan sistem, tahap ke enam tahap desain data pada tahap ini dibutuhkan data tahap studi kelayakan dan desain user interface, tahap ke tujuh tahap desain proses pada tahap ini di butuhkan data tahap desain proses, tahap ke delapan tahap persiapan tempat instalasi pada tahap ini dibutuhkan data pada tahap studi kelayakan dan desain user interface, tahap ke Sembilan tahap instalasi hardware dan software pada tahap ini berjalan setelah tahap persiapan tempat instalasi, tahap ke sepuluh tahap uji program pada tahap ini terjadi setelah tahap desain proses dan instsalasi hardware dan software, tahap ke sebelas pemilihan personil tahap ini berjalan setelah tahap studi kelayakan dan desain user interface, tahap ke dua belas tahap pelatihan personil pada tahap ini terjadi setelah tahap pemilihan pesonil, tahap ke tiga belas tahap uji sistem pada tahap ini dilakukan setelah tahap uji proram dan pelatihan personil, tahap ke empat belas konversi sistem pada tahap ini terjadi setelah dapat hasil dari tahap uji program dan uji sistem, tahap ke lima belas yaitu tahap dokumentasi ataupun tahap akhir dari pengembangan proiek sistem.

Menilai Kelayakan Jadwal

Karena pengembangan diukur dalam jam,hari, minggu dan bulan maka kesalahan perkiraan (estimationerror) yang dibutuhkan untuk perancangan dan implementasi menjadi kecil. Maka nilainya 8.9.

Nilai Akhir Faktor Kelayakan TELOS

Jumlah dari semua faktor kelayakan = 42.2.

Total score = 42.2/5 = 8.4, berarti perancangan pengembangan sistem informasi yang dievaluasi adalah LAYAK(B), dengan resiko pengembangan sistem yang cukup rendah.

D. KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Berdasarkan tujuan dri analisis Studi Kelayakan sistem Pendaftaran Peserta Didik Baru berbasis web pada MBI Amanatul Ummah, maka dapat diambil kesimpulan :

1. Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS sistem informasi akademik berbasis web pada MBI Amanatul Ummah, pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun dikembangkan.

2. Rekomendasi untuk MBI Amanatul Ummah kedepannya adalah proses sistem Pendaftaran Peserta Didik Baru berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akademiknya.

2. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut

1. Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisa studi kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor).

2. Sistem Pendaftaran Peserta Didik Baru berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi, sehingga dapat mempermudah MBI Amanatul Ummah serta admin akademik, dosen dan mahasiswa MBI Amanatul Ummah.